DIGITALIZAÇÃO E GESTÃO DE ARQUIVOS
COMO FUNCIONA O SERVIÇO DE GESTÃO DOCUMENTAL DA PRIME?
Com o serviço de digitalização e gestão documental a PRIME proporciona às empresas uma vantagem competitiva frente ao mercado, deixando para trás as velhas práticas de arquivamento documental, convertendo arquivos físicos em digitais sem prejudicar sua validade legal e mantendo sua temporalidade de guarda, tornando possível o descarte da documentação física e virtualização total dos processos empresariais. O serviço deixa sua empresa compliance com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e com o decreto 10.278/2020.
VANTAGENS
- Liberação de espaço: Sua empresa não vai precisar disponibilizar um local em suas instalações para armazenar pilhas de papel;
- Proteção de informações: Seus documentos estarão mais protegidos em meio digital (núvem) do que em arquivos físicos, eliminando o risco de extravio de documentos e controlando o acesso a informação;
- Fácil acesso aos documentos: Com o Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) e a inserção de metadados de busca a procura de documentos será fácil e ágil.
- Centralização em um único sistema: O Sofware utilizado pela PRIME fará a gestão de toda a documentação nele inserida. A ferramenta é WEB e pode ser acessada em qualquer lugar, desde que tenha acesso a internet.
ETAPAS DO SERVIÇO
- Recebimento;
- Classificação e Preparação;
- Digitalização;
- Indexação e certificação;
- Disponibilização de imagem;
- Eliminação.
Recebimento: A PRIME recebe em suas instalações ou nas dependências do clientes a documentação que será digitalizada.
Classificação e Preparação: Nossos profissionais classificam e separam a documentação de acordo com natureza de cada documento. Após a separação os documentos passam pela preparação, onde passará pelo processo de limpeza (remoção de dobras, grampos, clips...).
Digitalização / Indexação e certificação: O próximo passo é a digitalização dos documentos, indexação dos metadados e certificação padrão ICP-BRASIL, conforme o Decreto 10.278/2020.
Disponibilização de imagem: Após a confirmação de conclusão da digitalização feita por nossos profissionais, os clientes já podem ter acesso aos documentos dentro do software.
Eliminação: Cumpridas as etapas anteriores a documentação digitalizada passa a ter a mesma validade legal que suas versões em papel, podendo ser realizada a eliminação dos arquivos. A eliminação é realizada por meio da trituração dos documentos, de forma a seguir os padrões ambientais de descarte de materiais e proteção das informações contidas nos documentos.
O SOFTWARE
Para a realizar a gestão dos documentos digitalizados a Prime oferece o sistema Trify.
Funcionalidades do sistema:
- Arquivamento em nuvem;
- Controle da temporalidade de guarda dos documentos;
- Criação de documentos totalmente online;
- Controle de acesso aos documentos;
- Tramitação de documentos;
- Assinatura digital;
- Criação de fluxos de trabalho.
BALIZAMENTO LEGAL PARA EXECUÇÃO DA GESTÃO ARQUIVÍSTICA
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Todo o trabalho deverá ser efetuado de acordo com as recomendações de Conselho Nacional de Arquivos-CONARQ e legislação correlata, tais quais:
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PORTARIA Nº 398, DE 25 DE NOVEMBRO DE 2019 - Instrumentos de gestão de documentos arquivísticos para os Conselhos de Fiscalização Profissional.
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Diretrizes para a Implementação de Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis - RDC-Arq
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Diretrizes do produtor e do preservador, regramento do CONARq (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVO)
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Diretrizes para a presunção de autenticidade de documentos arquivísticos digitais: regramento do CONARq
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Diretrizes para a Gestão Arquivística do Correio Eletrônico Corporativo: regramento do CONARq
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Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes: regramento do CONARq, decreto 10.278 de 18 de março de 2020
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Recomendações para a Produção e o Armazenamento de Documentos de Arquivo: regramento do CONARq
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Norma brasileira de descrição arquivística - NOBRADE
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Código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-meio e fim do CODER
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Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019
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Lei nº 13.709/2018 LGPD
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Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020
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Lei de licitação 8666/93
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