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Digitalização de Arquivos/ Documentos - Campo Grande ms

DIGITALIZAÇÃO E GESTÃO DE ARQUIVOS

COMO FUNCIONA O SERVIÇO DE GESTÃO DOCUMENTAL DA PRIME?​

Com o serviço de digitalização e gestão documental a PRIME proporciona às empresas uma vantagem competitiva frente ao mercado, deixando para trás as velhas práticas de arquivamento documental, convertendo arquivos físicos em digitais sem prejudicar sua validade legal e mantendo sua temporalidade de guarda, tornando possível o descarte da documentação física e virtualização total dos processos empresariais. O serviço deixa sua empresa compliance com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e com o decreto 10.278/2020. 

VANTAGENS​

- Liberação de espaço: Sua empresa não vai precisar disponibilizar um local em suas instalações para armazenar pilhas de papel;

- Proteção de informações: Seus documentos estarão mais protegidos em meio digital (núvem) do que em arquivos físicos, eliminando o risco de extravio de documentos e controlando o acesso a informação;

- Fácil acesso aos documentos: Com o Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) e a inserção de metadados de busca a procura de documentos será fácil e ágil.

- Centralização em um único sistema: O Sofware utilizado pela PRIME fará a gestão de toda a documentação nele inserida. A ferramenta é WEB e pode ser acessada em qualquer lugar, desde que tenha acesso a internet.

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ETAPAS DO SERVIÇO​

- Recebimento;

- Classificação e Preparação;

- Digitalização;

- Indexação e certificação;

- Disponibilização de imagem;

- Eliminação.

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Recebimento: A PRIME recebe em suas instalações ou nas dependências do clientes a documentação que será digitalizada.

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Classificação e Preparação: Nossos profissionais classificam e separam a documentação de acordo com natureza de cada documento. Após a separação os documentos passam pela preparação, onde passará pelo processo de limpeza (remoção de dobras, grampos, clips...).

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Digitalização / Indexação e certificação: O próximo passo é a digitalização dos documentos, indexação dos metadados e certificação padrão ICP-BRASIL, conforme o Decreto 10.278/2020. 

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Disponibilização de imagem: Após a confirmação de conclusão da digitalização feita por nossos profissionais, os clientes já podem ter acesso aos documentos dentro do software.

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Eliminação: Cumpridas as etapas anteriores a documentação digitalizada passa a ter a mesma validade legal que suas versões em papel, podendo ser realizada a eliminação dos arquivos.  A eliminação é realizada por meio da trituração dos documentos, de forma a seguir os padrões ambientais de descarte de materiais e proteção das informações contidas nos documentos.

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O SOFTWARE​ 

Para a realizar a gestão dos documentos digitalizados a Prime oferece o sistema Trify.

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Funcionalidades do sistema:

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- Arquivamento em nuvem;

- Controle da temporalidade de guarda dos documentos;

- Criação de documentos totalmente online;

- Controle de acesso aos documentos;

- Tramitação de documentos;

- Assinatura digital;

- Criação de fluxos de trabalho.

Digitalização de Arquivos/ Documentos - Campo Grande MS

BALIZAMENTO LEGAL PARA EXECUÇÃO DA GESTÃO ARQUIVÍSTICA

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  • Todo o trabalho deverá ser efetuado de acordo com as recomendações de Conselho Nacional de Arquivos-CONARQ e legislação correlata, tais quais:

  • PORTARIA Nº 398, DE 25 DE NOVEMBRO DE 2019 - Instrumentos de gestão de documentos arquivísticos para os Conselhos de Fiscalização Profissional.

  • Diretrizes para a Implementação de Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis - RDC-Arq

  • Diretrizes do produtor e do preservador, regramento do CONARq (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVO)

  • Diretrizes para a presunção de autenticidade de documentos arquivísticos digitais: regramento do CONARq

  • Diretrizes para a Gestão Arquivística do Correio Eletrônico Corporativo: regramento do CONARq

  • Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes: regramento do CONARq, decreto 10.278 de 18 de março de 2020

  • Recomendações para a Produção e o Armazenamento de Documentos de Arquivo: regramento do CONARq

  • Norma brasileira de descrição arquivística - NOBRADE

  • Código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-meio e fim do CODER

  • Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019

  • Lei nº 13.709/2018 LGPD

    • Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020

    • Lei de licitação 8666/93

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